Il welfare aziendale consente all’impresa di riconoscere beni, servizi e rimborsi ai dipendenti con un trattamento fiscale e contributivo più favorevole rispetto a una normale retribuzione in denaro.

Se progettato correttamente, può aumentare il valore percepito dal lavoratore, ridurre il cuneo fiscale su una parte della remunerazione e rendere più efficiente il costo del personale. Non è però una formula automatica di risparmio: per ottenere l’agevolazione occorre rispettare condizioni precise, documentare le scelte aziendali e individuare correttamente i destinatari.

Il riferimento principale è l’art. 51 del TUIR, che disciplina la formazione del reddito di lavoro dipendente. A questa norma si affiancano le regole sulla deducibilità del costo per l’impresa, in particolare gli artt. 95 e 100 del TUIR.

Che cos’è il welfare aziendale

Con l’espressione welfare aziendale si indicano i beni, le opere, i servizi e le prestazioni che il datore di lavoro mette a disposizione dei dipendenti, o di specifiche categorie omogenee di dipendenti, per finalità di utilità sociale.

Rientrano in questo ambito, a seconda della misura adottata:

• servizi di istruzione, assistenza e cura per i familiari;

• contributi per asili nido, scuole, università, libri di testo e centri estivi;

• assistenza a familiari anziani o non autosufficienti;

• servizi di trasporto collettivo;

• abbonamenti al trasporto pubblico locale, regionale e interregionale;

• prestazioni sanitarie integrative;

• previdenza complementare;

• buoni acquisto e altri fringe benefit;

• rimborsi delle utenze domestiche, nei limiti previsti dalla disciplina vigente;

• servizi ricreativi, culturali, sportivi e di assistenza.

Il welfare può essere previsto con un regolamento aziendale, un contratto collettivo aziendale o territoriale, un accordo sindacale oppure, in alcune ipotesi, una scelta volontaria del datore di lavoro. La fonte che disciplina il piano non è un dettaglio: incide anche sulla deducibilità fiscale del costo sostenuto dall’impresa.

Perché il welfare conviene

Una somma riconosciuta come retribuzione ordinaria concorre, in linea generale, alla formazione del reddito del lavoratore ed è soggetta a contributi previdenziali e assistenziali.

Un beneficio riconosciuto nel rispetto dell’art. 51 TUIR può invece essere escluso, in tutto o in parte, dalla base imponibile fiscale e contributiva. Il risultato è semplice: a parità di costo aziendale, il lavoratore può ricevere un valore netto più elevato rispetto a un aumento in busta paga.

Il vantaggio riguarda entrambe le parti:

Il welfare non deve essere valutato soltanto come una leva di riduzione del costo del lavoro. È utile soprattutto quando intercetta bisogni concreti: mobilità, istruzione dei figli, assistenza familiare, previdenza, salute, tempo libero e gestione delle spese quotidiane.

Il principio fondamentale: non tutto ciò che l’azienda paga è welfare

La regola generale dell’art. 51 TUIR è ampia: tutte le somme e i valori percepiti dal dipendente in relazione al rapporto di lavoro concorrono alla formazione del reddito.

Le prestazioni di welfare costituiscono quindi eccezioni a tale regola. Per beneficiare dell’esclusione, il datore di lavoro deve rispettare le condizioni previste dalla singola norma.

Non basta denominare un’erogazione “welfare”, “rimborso” o “benefit”. Conta la sostanza del rapporto:

• il beneficio deve rientrare tra quelli espressamente ammessi;

• devono essere rispettati eventuali limiti annuali;

• occorre individuare correttamente i destinatari;

• le spese rimborsate devono essere documentate;

• la prestazione non deve essere trasformata, direttamente o indirettamente, in denaro liberamente disponibile;

• le regole devono essere applicate in modo coerente e tracciabile.

Quando questi requisiti non sono rispettati, il valore riconosciuto può essere riqualificato come retribuzione imponibile, con recupero di imposte, contributi, sanzioni e interessi.

Welfare per dipendenti e categorie omogenee

Molti servizi di welfare previsti dall’art. 51, comma 2, del TUIR devono essere messi a disposizione della generalità dei dipendenti oppure di categorie omogenee di dipendenti.

La categoria omogenea non coincide necessariamente con un livello contrattuale o con un reparto. Può essere definita anche in base a criteri organizzativi oggettivi, purché non sia costruita artificiosamente per attribuire un vantaggio a una sola persona individuata nominativamente.

Possono costituire categorie omogenee, ad esempio:

• tutti i dipendenti;

• tutti i dipendenti con contratto a tempo indeterminato;

• il personale appartenente a una determinata area funzionale;

• i dipendenti di una sede;

• i dipendenti con determinate responsabilità organizzative, se il criterio è oggettivo e coerente;

• i lavoratori che rientrano in una specifica fascia di anzianità aziendale.

Non è invece prudente predisporre un piano formalmente rivolto a una categoria, ma concretamente pensato per beneficiare esclusivamente una singola persona. In caso di verifica, l’Amministrazione finanziaria e gli enti previdenziali guardano all’effettiva applicazione della misura e non soltanto al testo del regolamento.

Opere e servizi di utilità sociale

L’art. 51, comma 2, lettera f), del TUIR prevede l’esclusione dal reddito per le opere e i servizi riconosciuti dal datore di lavoro alla generalità dei dipendenti o a categorie di dipendenti e ai loro familiari, per finalità di educazione, istruzione, ricreazione, assistenza sociale e sanitaria o culto.

In questa categoria possono rientrare, ad esempio:

• corsi di formazione non strettamente professionale;

• servizi ricreativi e culturali;

• iniziative sportive;

• servizi di assistenza;

• convenzioni per attività rivolte ai dipendenti;

• servizi messi a disposizione tramite piattaforme di welfare.

Il datore di lavoro può erogare direttamente il servizio, acquistarlo da fornitori esterni o utilizzare piattaforme specializzate. Occorre tuttavia evitare che il dipendente riceva una somma in denaro liberamente spendibile per finalità non controllabili.

Un voucher può essere utilizzato, ma deve rappresentare un titolo di legittimazione per l’acquisto di uno specifico bene o servizio e deve rispettare le condizioni previste dalla disciplina fiscale.

Istruzione, formazione e assistenza ai familiari

L’art. 51, comma 2, lettera f-bis), del TUIR consente di escludere dal reddito le somme, i servizi e le prestazioni erogati dal datore di lavoro per la fruizione, da parte dei familiari indicati dall’art. 12 TUIR, di servizi di educazione e istruzione, anche in età prescolare.

Rientrano tra le spese che possono essere sostenute o rimborsate, se correttamente documentate:

• rette di asili nido;

• scuole dell’infanzia;

• scuole primarie e secondarie;

• università;

• master e percorsi formativi ammessi;

• libri di testo;

• trasporto scolastico;

• mensa scolastica;

• centri estivi e invernali;

• ludoteche;

• servizi di doposcuola;

• borse di studio.

Dal 1° gennaio 2025 è necessario prestare maggiore attenzione al coordinamento con le modifiche introdotte all’art. 12 TUIR dalla legge di Bilancio 2025. Per i piani di welfare va quindi verificato, prestazione per prestazione, chi rientra nella nozione di familiare richiesta dalla norma applicabile e quale documentazione deve essere acquisita.

La documentazione deve consentire di ricostruire il rapporto tra il dipendente, il familiare beneficiario, la prestazione e il costo sostenuto. Una semplice dichiarazione generica del lavoratore non è sufficiente quando la prestazione richiede la prova della spesa o della sua destinazione.

Assistenza ai familiari anziani o non autosufficienti

L’art. 51, comma 2, lettera f-ter), del TUIR prevede l’esclusione dal reddito per le somme e le prestazioni erogate dal datore di lavoro alla generalità o a categorie di dipendenti per la fruizione di servizi di assistenza ai familiari anziani o non autosufficienti.

Questa misura è particolarmente rilevante per le aziende che vogliono sostenere dipendenti con carichi familiari complessi. Può riguardare, ad esempio:

• servizi di assistenza domiciliare;

• assistenza presso strutture specializzate;

• servizi socioassistenziali;

• supporto per familiari anziani;

• prestazioni rivolte a persone non autosufficienti.

La condizione di non autosufficienza deve essere verificabile. Non è sufficiente una generica difficoltà familiare o una condizione di età avanzata. La documentazione sanitaria e amministrativa deve essere acquisita e trattata nel rispetto della normativa sulla protezione dei dati personali, limitando i dati raccolti a quanto strettamente necessario.

Trasporto pubblico e mobilità

L’art. 51, comma 2, lettera d-bis), del TUIR consente di escludere dal reddito le somme erogate o rimborsate dal datore di lavoro, nonché le spese direttamente sostenute, per l’acquisto di abbonamenti al trasporto pubblico locale, regionale e interregionale.

La misura può riguardare il dipendente e i familiari fiscalmente a carico. Sono ammessi gli abbonamenti al trasporto pubblico, mentre non rientra automaticamente ogni spesa di mobilità privata o ogni abbonamento a servizi di trasporto non qualificabili come trasporto pubblico.

Per una corretta gestione è opportuno acquisire:

• copia dell’abbonamento o del titolo di viaggio;

• prova del pagamento;

• dichiarazione del dipendente sulla destinazione del beneficio;

• indicazione del familiare utilizzatore, se diverso dal dipendente;

• verifica dell’eventuale requisito di familiare fiscalmente a carico.

Fringe benefit: beni, servizi e buoni acquisto

I fringe benefit sono beni e servizi concessi al dipendente, diversi dalla retribuzione in denaro. Rientrano in questa categoria, ad esempio:

• buoni acquisto;

• gift card;

• buoni carburante;

• beni prodotti o commercializzati dall’azienda;

• auto aziendale a uso promiscuo;

• smartphone, computer e altri strumenti concessi anche per finalità personali;

• alloggio;

• prestiti agevolati;

• polizze assicurative, se ricorrono i requisiti previsti dalla disciplina applicabile.

Per i fringe benefit la soglia di esenzione non può essere considerata stabile nel tempo. Negli ultimi anni il limite è stato oggetto di ripetute modifiche, spesso con disposizioni annuali o temporanee. Prima di applicare il beneficio occorre verificare il limite in vigore per il periodo d’imposta interessato, le categorie di dipendenti coinvolte e le eventuali condizioni aggiuntive previste dalla normativa.

La soglia opera secondo il principio del “tutto o niente”: se il valore complessivo dei fringe benefit supera il limite applicabile, l’intero importo diventa imponibile, non soltanto la parte eccedente.

È quindi indispensabile monitorare in modo centralizzato tutti i beni e servizi concessi al singolo dipendente durante l’anno. Il controllo non può limitarsi ai buoni acquisto: devono essere considerati anche gli altri fringe benefit eventualmente riconosciuti.

Tabella limiti 2026: fringe benefit, premi di risultato, previdenza complementare e assistenza sanitaria

Utenze domestiche e spese della casa

Negli ultimi anni alcune disposizioni temporanee hanno consentito di includere, entro specifici limiti, anche somme o rimborsi relativi a utenze domestiche e, in determinate annualità, a spese connesse all’abitazione principale.

Queste misure non hanno carattere strutturale. Devono essere applicate soltanto quando una norma vigente per il periodo d’imposta le ammette espressamente.

Quando il datore di lavoro riconosce rimborsi per utenze o spese domestiche, deve predisporre una procedura che consenta di verificare:

• l’intestazione e la riferibilità dell’utenza;

• l’effettivo sostenimento della spesa;

• l’assenza di un doppio rimborso;

• il rispetto del limite complessivo dei fringe benefit;

• l’archiviazione della documentazione;

• la corretta gestione dei dati personali contenuti nelle bollette.

La prassi più prudente è utilizzare dichiarazioni del lavoratore accompagnate da documenti di supporto e mantenere una tracciabilità completa dei rimborsi effettuati.

Previdenza complementare e assistenza sanitaria

Il welfare aziendale può comprendere contributi destinati alla previdenza complementare e all’assistenza sanitaria integrativa.

I contributi versati a forme pensionistiche complementari possono beneficiare di un trattamento fiscale agevolato entro i limiti stabiliti dall’art. 8 del D.Lgs. n. 252/2005. Il limite di deducibilità è pari a 5.164,57 euro annui, considerando sia i contributi del lavoratore sia quelli eventualmente versati dal datore di lavoro.

I contributi di assistenza sanitaria versati a casse aventi esclusivamente fine assistenziale possono beneficiare dell’esclusione dal reddito nei limiti previsti dall’art. 51, comma 2, lettera a), del TUIR. Il limite ordinariamente richiamato è pari a 3.615,20 euro annui, ma la verifica va svolta anche rispetto alla natura della cassa, al contratto collettivo applicato e alla disciplina concretamente utilizzata.

Queste prestazioni sono particolarmente interessanti perché combinano un vantaggio immediato con una protezione di medio-lungo periodo per il lavoratore e la sua famiglia.

Premi di risultato convertiti in welfare

Un premio di risultato può, in presenza dei requisiti previsti dalla normativa, beneficiare dell’imposta sostitutiva. Il lavoratore può inoltre scegliere di convertire il premio in beni e servizi di welfare.

La conversione può essere particolarmente efficiente quando i beni o i servizi scelti rientrano nelle fattispecie escluse dal reddito ai sensi dell’art. 51 TUIR. In questi casi, il valore convertito può non concorrere alla formazione del reddito di lavoro dipendente e non essere assoggettato a contribuzione.

La conversione non può essere improvvisata. Richiede:

• un contratto collettivo aziendale o territoriale depositato secondo le regole vigenti;

• obiettivi incrementali misurabili e verificabili;

• criteri chiari per la maturazione del premio;

• una scelta effettiva del lavoratore tra denaro e welfare, quando prevista;

• una piattaforma o una procedura interna idonea a tracciare le opzioni esercitate;

• il rispetto dei limiti e delle condizioni stabiliti per i premi di risultato.

Il welfare non trasforma automaticamente qualunque bonus in somma esente. Se il premio non possiede i requisiti previsti dalla disciplina dei premi di risultato, resta applicabile il trattamento fiscale e contributivo ordinario.

Deducibilità per l’impresa: art. 95 e art. 100 TUIR

Per il datore di lavoro non basta capire se un beneficio è esente per il dipendente. Occorre verificare anche come il costo viene dedotto dal reddito d’impresa.

L’art. 95 TUIR disciplina le spese per prestazioni di lavoro dipendente. Quando il welfare costituisce un obbligo per il datore di lavoro, previsto dal contratto collettivo, da un accordo o da un regolamento aziendale che crea un’obbligazione effettiva, il costo può rientrare nella disciplina ordinaria del costo del lavoro.

L’art. 100 TUIR disciplina invece le opere e i servizi utilizzabili dalla generalità dei dipendenti o da categorie di dipendenti per specifiche finalità di educazione, istruzione, ricreazione, assistenza sociale e sanitaria o culto. In questa area la deducibilità può essere soggetta a limiti e condizioni differenti.

La distinzione va affrontata prima dell’avvio del piano. Un regolamento scritto in modo approssimativo può compromettere il risultato fiscale anche quando il servizio è effettivamente utile e correttamente erogato.

Per evitare errori, il regolamento deve indicare almeno:

• soggetti destinatari;

• categorie omogenee eventualmente previste;

• tipologie di beni, servizi e rimborsi;

• limiti individuali e complessivi;

• condizioni di accesso;

• documentazione richiesta;

• procedura di rimborso;

• decorrenza e durata del piano;

• natura obbligatoria o volontaria dell’impegno aziendale;

• modalità di modifica o cessazione del piano.

Welfare, soci e amministratori: il limite da non superare

Il welfare aziendale è concepito principalmente per i lavoratori dipendenti e, in alcune fattispecie, per categorie di dipendenti. Non deve essere utilizzato per distribuire risorse al socio o all’amministratore aggirando la disciplina dei compensi, degli utili o dei contributi previdenziali.

Nelle SRL e nelle SRLS, il tema è particolarmente delicato quando il socio è anche amministratore o lavora stabilmente nella società.

Un socio unico che è anche amministratore unico non può, di regola, costruire un piano di welfare individuale per ricevere beni o rimborsi personali con l’obiettivo di evitare la tassazione del compenso amministratore o la contribuzione INPS. In assenza di una reale platea di dipendenti o di una categoria omogenea, il rischio di riqualificazione è elevato.

La stessa cautela vale per i rimborsi. Una spesa personale del socio non diventa costo aziendale solo perché è pagata dalla società. Per essere deducibile e fiscalmente corretta, deve essere inerente all’attività d’impresa, documentata e collegata a un interesse aziendale effettivo.

Quando la società ha dipendenti reali, un amministratore che sia anche dipendente può beneficiare di alcune misure di welfare previste per la categoria di appartenenza, purché il rapporto di lavoro subordinato sia genuino e il beneficio sia attribuito secondo regole oggettive applicabili alla categoria. Non è sufficiente attribuire formalmente una busta paga: occorre che esista una reale subordinazione, tema particolarmente problematico per il socio unico che esercita anche il controllo e l’amministrazione della società.

Per il socio-amministratore, le modalità fisiologiche di prelievo restano:

• compenso amministratore, se deliberato e congruo;

• retribuzione da lavoro subordinato, solo quando il rapporto è genuino;

• distribuzione di utili, dopo l’approvazione del bilancio e nei limiti delle riserve distribuibili;

• restituzione di finanziamenti soci effettivamente eseguiti e documentati;

• rimborsi analitici di spese anticipate nell’interesse della società.

La scelta tra compenso, utili e altre modalità di prelievo deve essere effettuata con un’analisi separata, considerando fiscalità, contributi INPS, fabbisogno di liquidità, reddito complessivo del socio, posizione previdenziale e prospettive della società. Il welfare non è lo strumento da utilizzare per sostituire queste valutazioni.

Come impostare un piano di welfare corretto

Un piano efficace non nasce dalla scelta della piattaforma, ma da una verifica preventiva delle esigenze dell’impresa e dei lavoratori.

1. Individuare i destinatari

Occorre stabilire se il piano sarà rivolto:

• alla generalità dei dipendenti;

• a una o più categorie omogenee;

• ai lavoratori di una sede o unità produttiva;

• a dipendenti con determinate caratteristiche oggettive.

La scelta deve essere coerente con l’organizzazione aziendale e formalizzata prima dell’erogazione.

2. Scegliere i benefit più utili

Un piccolo studio professionale e un’impresa con personale operativo non hanno necessariamente le stesse esigenze.

In un contesto con dipendenti giovani possono essere rilevanti trasporto, istruzione, buoni acquisto e formazione. In una struttura con lavoratori con figli o familiari anziani possono essere più utili i rimborsi per istruzione e assistenza. In aziende che vogliono rafforzare la retention possono avere maggiore peso sanità integrativa e previdenza complementare.

3. Formalizzare le regole

Il regolamento o l’accordo deve essere predisposto prima dell’attribuzione dei benefit. Deve evitare formule generiche come “l’azienda potrà riconoscere welfare a propria discrezione”, se l’obiettivo è costruire un sistema stabile, verificabile e fiscalmente sostenibile.

4. Gestire i documenti

Ogni rimborso richiede un processo documentale proporzionato alla prestazione erogata. È necessario stabilire:

• chi raccoglie i documenti;

• chi verifica l’ammissibilità della spesa;

• quali dichiarazioni deve rendere il dipendente;

• per quanto tempo devono essere conservati i documenti;

• come tutelare i dati personali e sanitari;

• come verificare il rispetto dei limiti individuali.

5. Monitorare limiti e cumuli

Il controllo deve essere annuale e individuale. Occorre tenere conto di tutti i benefit ricevuti dal dipendente, anche se riconosciuti da società diverse del gruppo, da più unità aziendali o tramite fornitori esterni.

Particolare attenzione deve essere dedicata ai fringe benefit, per i quali il superamento della soglia comporta l’imponibilità dell’intero valore.

6. Coordinare payroll, contabilità e consulenza

Il welfare coinvolge paghe, contabilità, fiscale, previdenziale e privacy. Una misura formalmente corretta ma gestita male nel cedolino, nella CU o nella contabilità può produrre contestazioni evitabili.

È opportuno definire un flusso interno tra amministrazione del personale, consulente del lavoro, commercialista e responsabile aziendale del piano.

Errori frequenti

Gli errori più comuni sono spesso semplici, ma possono avere effetti rilevanti.

• Riconoscere benefit soltanto a una persona senza una categoria oggettiva.

• Confondere il welfare con un rimborso spese personale.

• Utilizzare buoni o voucher liberamente convertibili in denaro.

• Superare la soglia dei fringe benefit senza assoggettare a imposta l’intero importo.

• Rimborsare spese senza acquisire documentazione adeguata.

• Applicare una norma agevolativa scaduta o modificata.

• Considerare sempre deducibile il costo per la società senza distinguere art. 95 e art. 100 TUIR.

• Inserire soci e amministratori in piani pensati esclusivamente per aggirare la tassazione ordinaria.

• Confondere un premio discrezionale con un premio di risultato convertibile in welfare.

• Trascurare gli obblighi privacy relativi a dati sanitari, familiari o scolastici.

Checklist prima dell’erogazione

Prima di riconoscere un benefit o avviare un piano di welfare, l’impresa dovrebbe verificare:

• Il benefit è previsto dall’art. 51 TUIR o da una norma speciale vigente?

• I destinatari sono la generalità dei dipendenti o una categoria omogenea, quando richiesto?

• Il limite economico applicabile è aggiornato all’anno in corso?

• Il beneficio è correttamente separato dalla retribuzione in denaro?

• Sono richiesti documenti di spesa o dichiarazioni del lavoratore?

• Il beneficio può essere convertito in denaro? Se sì, il regime di esenzione è realmente applicabile?

• Il regolamento o l’accordo è stato formalizzato prima dell’erogazione?

• Il costo è deducibile ai sensi dell’art. 95 o dell’art. 100 TUIR?

• Payroll e contabilità sanno come gestire il beneficio?

• Sono state previste misure adeguate per la protezione dei dati personali?

Conclusioni

Il welfare aziendale è uno strumento concreto per migliorare il trattamento economico dei dipendenti e utilizzare in modo più efficiente le risorse destinate al personale. Funziona, però, solo quando è progettato sulla base delle norme, delle esigenze reali dei lavoratori e dell’organizzazione dell’impresa.

La scelta migliore non è inserire il maggior numero possibile di benefit, ma costruire un piano semplice, documentabile e utile. Un sistema ben impostato può rafforzare il rapporto con i dipendenti, ridurre il costo fiscale e contributivo di alcune prestazioni e migliorare l’attrattività dell’impresa. Un sistema improvvisato, invece, rischia di trasformarsi in retribuzione imponibile o in un costo contestabile.