Green pass negli studi professionali: soggetti obbligati, verifiche, privacy e sanzioni

A partire da domani (e fino al 31 dicembre 2021), anche negli studi privati, vige l’obbligo per i lavoratori che vi accedono di possedere ed esibire, su richiesta, la certificazione verde Covid, ossia il cosiddetto “Green pass”. A tal fine, il 12 ottobre 2021 è stato firmato dal Presidente del Consiglio, Mario Draghi, un D.P.C.M. che modifica il D.P.C.M. 17 giugno 2021 introducendo nuove modalità automatizzate di verifica delle certificazioni verdi Covid-19 sui luoghi di lavoro. In attesa che il D.L. sulla sicurezza del lavoro in ambito pubblico e privato (Green pass o certificazione verde ha lo scopo di comprovare l’avvenuta vaccinazione contro il SARS-Co V-2, lo stato di avvenuta guarigione dall’infezione, ovvero l’effettuazione di un test molecolare o antigenico rapido con risultato negativo al virus.

Il Green pass è una certificazione digitale e stampabile (cartacea), che contiene un codice a barre bidimensionale (QR Code) e un sigillo elettronico qualificato, emesso attraverso la piattaforma nazionale del Ministero della Salute.

La verifica del Green pass può avvenire mediante l’utilizzo dell’applicazione ufficiale “Verifica C19” che ha lo scopo di verificare, tramite la lettura dei codici contenuti nel Qrcode, la validità della certificazione verde degli interessati.

Il sistema informativo nazionale prevede il rilascio, la verifica e l’accettazione di Certificazioni Covid-19 interoperabili a livello nazionale ed europeo.

Il D.L. 21 settembre 2021, n. 127 ha ampliato i soggetti tenuti alla verifica e incluso, tra gli altri, i datori di lavoro privati.

Il controllo diventerà obbligatorio dal 15 ottobre 2021 al 31 dicembre 2021 e comporterà, per i datori di lavoro, sia pubblici che privati, la necessaria predisposizione di misure tese a rispettare la privacy dei dipendenti allo scopo di mitigare i rischi di una violazione della riservatezza dei prestatori di lavoro.

Nuovo D.P.C.M.

Il 12 ottobre 2021 è stato firmato dal Presidente del Consiglio, Mario Draghi, un D.P.C.M. che modifica il D.P.C.M. 17 giugno 2021 introducendo nuove modalità automatizzate di verifica delle certificazioni verdi Covid-19 sui luoghi di lavoro. Il provvedimento licenziato dal Governo interviene sul D.P.C.M. 17 giugno 2021 (Disposizioni attuative dell’art. 9, comma 10, del D.L. 22 aprile 2021, n. 52, recante “Misure urgenti per la graduale ripresa delle attività economiche e sociali nel rispetto delle esigenze di contenimento della diffusione dell’epidemia da Covid-19”).

In particolare, il D.P.C.M. introduce nuove modalità di verifica del Green pass in ambito lavorativo, pubblico e privato, volte a semplificare le attività dei datori di lavoro.

L’intervento si è reso necessario a seguito delle novità contenute negli artt. 9-quinquies (Impiego delle certificazioni verdi Covid-19 nel settore pubblico) e 9-septies (Impiego delle certificazioni verdi Covid-19 nel settore privato) del Decreto “Riaperture” (D.L. 22 aprile 2021, n. 52 convertito, con modificazioni, dalla Legge 17 giugno 2021, n. 87), inseriti rispettivamente dagli artt. 1 e 3 del D.L. n. 127/2021.

L’obbligo di Green pass riguarda tutti i lavoratori (dipendenti e autonomi, compreso il titolare dell’azienda che opera al suo interno) che accedono nei luoghi di lavoro per prestare l’attività lavorativa, ivi compresi i soggetti che svolgono attività lavorativa di formazione o di volontariato, anche sulla base di contratti esterni.

Il nodo clienti

In primo piano vi è il nodo clienti, messo in risalto da Confprofessioni in riferimento agli studi professionali, dove l’accesso è aperto non solo a dipendenti, lavoratori autonomi e collaboratori, ma anche ai clienti dei professionisti.

Infatti, se il cliente non esibisce il Green pass, la sicurezza e la salute dei lavoratori di studio non può essere garantita. Quindi, anche i clienti dei professionisti, come pure altri visitatori, dovrebbero essere tenuti a esibire la certificazione verde per accedere in studio. Attualmente, però, non vi è alcun obbligo di esibizione del “Green pass”, in quanto la normativa nulla indica in tal senso.

Chiaramente il datore di lavoro deve mettere in atto per i clienti, ma anche per ogni soggetto che accede allo studio professionale, il protocollo anti Covid-19, quindi: mascherina obbligatoria, igienizzazioni delle mani e distanziamento sociale, oltre al consiglio di controllare la temperatura corporea all’ingresso.

Dipendenti dello studio

Naturalmente l’obbligo di possedere il Green pass trova applicazione nei confronti dei professionisti, anche per l’accesso al proprio studio, e comunque per i dipendenti del professionista.

Infatti, oltre al titolare o ai soci dello studio, ai dipendenti e collaboratori, ogni soggetto che operi, anche temporaneamente, nello studio deve essere munito del Green pass, che l’incaricato deve controllare tramite l’app VerificaC19.

Chi è soggetto all’obbligo

L’obbligo di esibizione della certificazione verde si applica comunque “tutti i soggetti che svolgono, a qualsiasi titolo, la propria attività lavorativa o di formazione o di volontariato nei luoghi di lavoro, anche sulla base di contratti esterni”.

Il D.L. n. 127/2021  esclude dai nuovi obblighi i soggetti esenti dalla campagna vaccinale sulla base di idonea certificazione medica.

Le verifiche

I datori di lavoro devono vigilare sul rispetto nelle nuove prescrizioni e definire, entro il 15 ottobre 2021, le modalità operative per l’organizzazione delle verifiche sui lavoratori, anche a campione, prevedendo prioritariamente, dove possibile, che tali controlli siano effettuati al momento dell’accesso ai luoghi di lavoro.

Con un atto formale il datore di lavoro deve anche individuare i soggetti incaricati dell’accertamento delle violazioni degli obblighi, i quali sono tenuti ad avvertire il Prefetto che irroga le dovute sanzioni.

Pacchetto di sviluppo per applicazioni (SDK)

Si prevede l’utilizzo di un pacchetto di sviluppo per applicazioni (Software Development Kit-SDK), rilasciato dal Ministero della Salute con licenza open source, che consente di integrare nei sistemi di controllo degli accessi, inclusi quelli di rilevazione delle presenze, le  funzionalità di verifica della Certificazione verde Covid-19, mediante la lettura del QRcode.

Il tema della privacy

Il comma 5 dell’art. 13 del D.P.C.M. del 17 giugno 2021 dispone che “l’attività di verifica delle certificazioni non comporta, in alcun caso, la raccolta dei dati dell’intestatario in qualunque forma”.

Il sistema utilizzato per la verifica del Green pass non dovrà conservare il QRcode delle certificazioni verdi sottoposte a verifica, né estrarre, consultare registrare o comunque trattare per altre finalità le informazioni rilevate.

Il divieto di conservazione è stato, altresì, ribadito dalla nostra Autorità Garante la quale con nota dello scorso 6 settembre ha dichiarato che le operazioni di trattamento relative alla verifica del Green pass restano valide solo nell’ambito strettamente circoscritto agli obblighi di legge. Resta, pertanto, fermo il divieto di richiedere copia o prelevare copia digitale del Green pass e di annotazione (cartacea o digitale) della validità della certificazione.

L’unico soggetto deputato alla conservazione resta il Ministero della Salute in qualità di Titolare del trattamento.

dipendenti dovranno essere opportunamente informati dal proprio datore di lavoro sul trattamento dei dati attraverso una specifica informativa.

In caso di richiesta da parte del datore di lavoro, derivante da specifiche esigenze organizzative volte a garantire l’efficace programmazione del lavoro, i lavoratori sono tenuti a rendere le comunicazioni di cui all’art. 3 del D.L. n. 127/2021 con un preavviso necessario a soddisfare le predette esigenze organizzative e la predetta comunicazione sarà effettuata con l’anticipo strettamente necessario e comunque non superiore alle 48 ore.

Sanzioni

Dubbi anche sull’incaricato dei controlli che la norma affida a un dipendente, con il compito di trasmettere eventuali violazioni al Prefetto.

L’accesso dei lavoratori senza certificazione verde Covid-19, è punito con una sanzione economica, e restano ferme le conseguenze disciplinari per le quali si applica il CCNL Studi professionali.

I lavoratori (sono esclusi coloro che svolgono attività formativa o volontaria), qualora non abbiano la certificazione verde al momento dell’accesso al luogo di lavoro, sono considerati assenti ingiustificati fino alla presentazione del Green pass. Ciò vale fino al 31 dicembre 2021, termine di cessazione dello stato di emergenza, senza conseguenze disciplinari e con diritto alla conservazione del rapporto di lavoro.

Per i giorni di assenza ingiustificata non sono dovuti la retribuzione né altro compenso o emolumento, comunque denominato. Per i lavoratori interni allo studio, la sanzione per mancato possesso di Green pass oscilla tra 600 e 1.500 euro. Per i datori di lavoro che non osservano le nuove disposizioni o che non definiscono entro il 15 ottobre le modalità operative per applicarle, la sanzione va da 400 a 1.000 euro, raddoppiabile in caso di reiterata violazione.

Certificazione assente o non valida

Gli artt. 9-quinquies e 9-septies del D.L. n. 127/2021 prevedono che, i lavoratori:

  • nel caso in cui comunichino di non essere in possesso della certificazione verde Covid-19 o qualora risultino privi della predetta certificazione al momento dell’accesso al luogo di lavoro, al fine di tutelare la salute e la sicurezza dei lavoratori nel luogo di lavoro, sono considerati assenti ingiustificati fino alla presentazione della predetta certificazione e, comunque, non oltre il 31 dicembre 2021, termine di cessazione dello stato di emergenza, senza conseguenze disciplinari e con diritto alla conservazione del rapporto di lavoro”.

Per i giorni di assenza ingiustificata, continuano le norme, non sono dovuti la retribuzione né altro compenso o emolumento, comunque denominato.

Dipendenti al lavoro senza Green pass: cosa succede?
  • Saranno puniti con una sanzione da 600 a 1.500 euro
  • Verranno considerati assenti ingiustificati fino alla presentazione del certificato e comunque non oltre il 31 dicembre 2021 (data in cui cesserà lo stato di emergenza)
  • Non avranno diritto alla retribuzione, né a compensi o emolumenti nei giorni di assenza ingiustificata
  • Non subiranno procedimenti disciplinari
  • Avranno diritto alla conservazione del posto di lavoro

La previsione dell’assenza ingiustificata in luogo della sospensione dalla prestazione dell’attività lavorativa rappresenta un’importante semplificazione per i datori di lavoro che si troveranno a dover fare applicazione delle nuove norme emergenziali. Sospendere il dipendente privo di certificazione, infatti, richiede la messa in atto di un iter procedurale complesso, che prevede l’adozione di un apposito provvedimento che viene comunicato al lavoratore interessato. L’assenza ingiustificata, viceversa, è un dato di cui il datore di lavoro deve semplicemente prendere atto, senza provvedere ad inoltrare comunicazioni in merito al dipendente.

Si esonera, in tal modo, il datore di lavoro dall’obbligo (previsto nella precedente bozza del decreto) di comunicare immediatamente, anche tramite soggetto all’uopo delegato, la sospensione al lavoratore privo del Green pass e, dunque, non autorizzato ad accedere ai locali aziendali. Nel caso in cui il lavoratore privo di Green pass acceda ugualmente ai locali aziendali, sottraendosi al controllo, la normativa prevede che lo stesso sia non solo sanzionato, ma possa essere anche oggetto di procedimento disciplinare secondo i rispettivi ordinamenti di settore.

La condotta dolosa tenuta dal lavoratore che viola volontariamente i protocolli di controllo dell’azienda o della Pubblica Amministrazione presso cui opera, è ritenuta, infatti, non rientrante nell’ombrello protettivo disciplinare previsto, invece, per tutti gli altri lavoratori.

Obblighi del titolare dello studio professionale

Di seguito, si sintetizzano gli obblighi dei titolari degli studi professionali come stabiliti dagli artt. 1 e 3, nella loro progressione:

  1. definizione delle modalità operative per l’organizzazione delle verifiche entro il 15 ottobre 2021;
  2.  individuazione con atto formale dei soggetti incaricati dell’accertamento del rispetto degli obblighi;
  3. verifica (a partire dal 15 ottobre 2021) del rispetto delle prescrizioni previste dalla legge
  4. gestione della “assenza ingiustificata” del lavoratore;
  5. eventuale applicazione di sanzioni disciplinari.

Fatte queste considerazioni, in attesa del Dpcm il datore di lavoro dovrebbe per quanto possibile pensare, approntare e decidere (formalizzando le decisioni in apposito e succinto piano organizzativo), prima del 15 ottobre 2021:
– la scelta del dispositivo o dei dispositivi munito/i della App per procedere alle verifiche;
– il criterio delle verifiche:

  • su tutto il personale o a campione, nel secondo caso definendo chiaramente e ragionevolmente i criteri del campionamento;
  • da eseguire all’accesso nei luoghi di lavoro (come prioritariamente indicano le norme) e/o anche successivamente (in tal caso, se possibile, motivandone le ragioni);

  • la nomina, anche ai fini “data protection”, dei collaboratori incaricati delle verifiche, comprensiva delle istruzioni necessarie ad assicurare il rispetto, in particolare, delle esigenze di riservatezza e del principio di minimizzazione;

  • le istruzioni da impartire agli uffici del personale ovvero ai collaboratori incaricati della gestione amministrativa dello stesso per la registrazione delle assenze “ingiustificate” e per il riporto delle informazioni indispensabili nelle buste paga;
  • la consegna agli interessati e/o la pubblicazione in azienda di idonee informative;
  • la predisposizione degli accessi in modo che le verifiche siano eseguite garantendo la riservatezza e il rispetto della dignità delle persone;
  • la revisione del registro dei trattamenti con l’aggiunta di questo ulteriore trattamento.

Fac-simile lettera di incarico per verifica del Green pass

ATTO FORMALE

PER CONFERIMENTO INCARICO

DI VERIFICA DEI CERTIFICATI VERDI COVID-19

— Green pass —

Il sottoscritto/a ……………………………………………………………………………… nato/a a …………………..………………. il ……/.…./…..……., Datore di lavoro dell’Azienda ……………………………………………………………………………………, esercitata e/o svolta presso la sede di …………………………………………………………………..,

INCARICA

i soggetti elencati nella tabella sottostante (Soggetti incaricati) per la verifica delle Certificazioni verdi Covid-19 emesse dalla Piattaforma nazionale – DGC di cui all’art. 13 del D.P.C.M. del 17 giugno 2021 e s.m.i., meglio note come GREEN PASS.

Il soggetto incaricato si impegna al rispetto integrale delle istruzioni preventivamente fornite in merito, comprese quelle relative al rispetto integrale del Regolamento UE 2016/679 – GDPR, con divieto di divulgare, conservare ed utilizzare in alcun modo i dati delle persone che saranno soggette a verifica.

Il Datore di lavoro
………………………………………………

Per espressa accettazione e per conoscenza degli obblighi, compiti e funzioni connessi al presente incarico, qui accettato.

Nominativo soggetto delegato Data Firma per accettazione

 

 

Riferimenti normativi:

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