Uno dei primari compiti che la legge assegna all’amministratore è quello di redigere annualmente il rendiconto della gestione e di convocare l’assemblea per la relativa approvazione. Si tratta di un obbligo inderogabile che il nuovo articolo 1130 del Codice civile gli impone di adempiere entro 180 giorni dalla chiusura dell’esercizio e comunque di un atto dovuto secondo la regola per cui «il mandatario deve rendere al mandante conto del suo operato e rimettergli tutto ciò che ha ricevuto a causa del mandato».

Ogni atto della gestione compiuta dall’amministratore ha la sua espressione più significativa proprio in occasione dell’esame del rendiconto annuale che il mandatario deve presentare, sottoponendolo all’approvazione di tutti i condomini. Rendendo il conto della gestione si giustifica l’impiego delle somme corrisposte dai condomini e si dimostra, giustificandoli, gli esborsi effettivamente sostenuti o comunque di competenza della gestione. Non sono previste forme rigorose analoghe a quelle previste per i bilanci delle società, ma il rendiconto deve essere comunque idoneo a rendere leggibili ai condomini le voci di entrata e di uscita, con le relative quote di ripartizione. In altri termini, deve essere tale da fornire la prova, attraverso i corrispondenti documenti giustificativi, non solo della qualità e della quantità delle somme incassate e degli esborsi effettuati, ma anche di tutti gli elementi di fatto che consentano di individuare e vagliare le modalità con cui l’incarico di amministratore è stato eseguito e di stabilire se l’operato di chi rende il conto sia adeguato al criterio di buona amministrazione.

Con l’introduzione (dal 18 giugno) del nuovo articolo 1130 bis del Codice civile il rendiconto dovrà comporsi di un registro della contabilità e di un riepilogo finanziario, oltre che di una nota sintetica esplicativa della gestione in cui dare notizia e chiarimento dei vari rapporti (non solo contrattuali) in corso e delle questioni pendenti. La relazione dovrà dunque costituire parte integrante del rendiconto e avrà la funzione di illustrare e integrare i sintetici dati quantitativi, i problemi condominiali risolti e da risolvere nel corso dell’esercizio amministrativo, spiegando i collegamenti tra le realtà contabili anno per anno: una sorta di nota integrativa, che oltre ad approfondire particolari aspetti della gestione collegati a dimostrazioni numeriche meno comprensibili, fornisca ai condomini informazioni suppletive anche se di natura non strettamente contabile. Il rendiconto si allontana sempre di più dall’essere un mero documento contabile contenente solo una serie di addebiti e di accrediti, ma diventa un atto con il quale l’amministratore giustifica le spese. Il che porta a ritenere che la delibera di approvazione di un rendiconto privo degli allegati documenti giustificativi è contraria alla legge e quindi annullabile.

Per quanto riguarda il criterio da adottare per la predisposizione del rendiconto, nel perdurare del silenzio della legge, la soluzione è stata ormai da tempo trovata nell’adozione di un criterio misto tra quello per cassa e quello per competenza. È innegabile che il “bilancio di competenza” riassume meglio le entrate e le uscite relative all’anno di gestione preso in considerazione. Quello “di cassa” rende noto ai condomini la data dell’effettivo pagamento anche se poi questo si riferisce a una fornitura relativa alla passata gestione.

L’adozione dell’uno o dell’altro criterio non deve comunque andare a inficiare il principio della comprensibilità da parte dei condomini, atteso che ciascuno di loro deve sempre avere la chiarezza delle spese erogate nella gestione per cui si chiede l’approvazione, tenute nel contempo ben presente quelle che, benché riferentesi a servizi resi nella gestione oggetto della delibera, dovranno essere concretamente sostenute in quella successiva: anche dette spese dovranno dunque essere ben evidenziate nel rendiconto, proprio a salvaguardia di coloro che, nelle more tra un esercizio e l’altro, acquistano la proprietà di una unità immobiliare sita nel condominio. Il totale delle spese sostenute, dal quale vengono detratte le somme di volta in volta versate dai singoli condomini secondo quanto preventivato in assemblea, individua il saldo della gestione a debito o a credito dei condomini a seconda che le spese sostenute siano superiori ai versamenti (è il caso più frequente) o che quanto entrato nella cassa condominiale sia di più di quanto uscito.

La mancata presentazione del rendiconto consuntivo può essere fonte di danno per i condomini. Lo stesso nuovo legislatore ne ha recepito la gravità, al punto da considerare simile omissione, se protratta oltre 180 giorni dalla chiusura dell’esercizio, come motivo legittimante la richiesta di revoca dall’incarico da parte dell’autorità giudiziaria. Ancor più grave se si considera che un notevole ritardo nel rendere conto del proprio operato spesso nasconde una ben più preoccupante situazione patrimoniale del condominio a causa di una confusa amministrazione.